FAQ

W ilu językach obsługiwane są zgłoszenia sygnalistów?

Jaki jest koszt dodatkowych języków?

Ilu administratorów Systemu obsługuje zgłoszenia?

Czy 4integrity oferuje usługi “premium”?

Na jaki okres czasu zostaje zawarta Umowa?

Czy 4integrity oferuje bezpośrednią obsługę klienta? Czy ta usługa stanowi element Umowy?

Czym jest 4integrity?

Czy przedsiębiorstwo, urząd, organizacja, którą Państwo reprezentują potrzebuje rozwiązania dla sygnalistów?

Czy udostępniona jest wersja demonstracyjna Systemu?

Jak następuje zgłoszenie naruszenia prawa w ramach Systemu?

Co podlega zgłoszeniu?

Czym jest “whistleblowing”?

Kto powinien zostać Administratorem Systemu?

W jaki sposób zdecydować, kto ma zostać Administratorem Systemu?

Jaka liczba Administratorów Systemu będzie potrzebna do jego obsługi?

Jaka liczba Administratorów jest dostępna w ramach podstawowego pakietu usług?

Czy mój prawnik lub doradca uzyska dostęp do systemu?

Czy jako prawnik lub doradca mam dostęp do systemu mojego klienta?

Co to jest rozwiązanie “whitelabel”?

Czy system zarządzania sprawami jest zintegrowany z 4integrity?

Czy dane udostępniane i przetwarzane w Systemie są bezpieczne?

Kto może zobaczyć moje zgłoszenie?

Jak szybko System jest wdrażany?

Czy konieczne jest zainstalowanie specjalnego oprogramowania?

Co się stanie, gdy sygnalista dokona zgłoszenia nieprawidłowości?

Czy oferowane są jakieś szkolenia z obsługi i administrowania Systemu? Czy są one wliczone w cenę usługi?

Czy oferowane są jakieś materiały szkoleniowe dla pracowników?

Czy są dostępne standardowe dokumenty do komunikacji korporacyjnej?

W ilu językach obsługiwane są zgłoszenia sygnalistów?

System dostępny jest w ponad 15 językach, przy czym oferujemy możliwość rozszerzenia funkcjonalności systemu o dodatkowe wersje językowe.

Jaki jest koszt dodatkowych języków?

Dwie wersje językowe są w cenie w przypadku sektora publicznego i firm zatrudniających poniżej 249 pracowników. Każdy dodatkowy język kosztuje 100 zł netto miesięcznie.

Ilu administratorów Systemu obsługuje zgłoszenia?

W cenie abonamentu dostępnych jest 2 Administratorów Systemu w przypadku sektora publicznego i firm zatrudniających poniżej 249 pracowników. W przypadku firm zatrudniających między 250 a 1000 pracowników dostępnych jest 3 Administratorów. Natomiast od 5 do 10 Administratorów Systemu jest dostępnych w przypadku podmiotów większych niż 1000 pracowników.

Istnieje możliwość zwiększenia liczby dostępnych Administratorów Systemu, przy czym koszt obsługi Systemu przez każdego dodatkowy Administratora wynosi 100 zł netto miesięcznie.

Czy 4integrity oferuje usługi “premium”?

4integrity oferuje usługi typu “premium” dostosowane do potrzeb klientów. W ich ramach dostępne są pakiety: 

  • Pakiet: Dodatkowe języki,
  • Pakiet:  Dodatkowi administratorzy Systemu, 
  • Pakiet: Komunikacja, 
  • Pakiet: Raportowanie, 
  • Pakiet: Przykładowe wytyczne.

Jak widać, dodatkowe pakiety usług podnoszą funkcjonalność Systemu na określonych obszarach.  Zatem, jeżeli np. będą Państwo zainteresowani większą liczbą administratorów systemu, co może być przydatne w przypadku dużej liczby zgłoszeń, zalecamy wybór Pakietu “Dodatkowi administratorzy Systemu”. Analogicznie, jeżeli potrzebne będzie na bieżąco przeszkolenie Państwa personelu w zakresie obsługi Systemu, polecamy Pakiet “Przykładowe wytyczne”, który będzie przeprowadzał pracowników każdorazowo przez trudniejsze sfery obsługi Systemu bez potrzeby przeprowadzania dodatkowych szkoleń.

Jeśli natomiast prowadzą Państwo działalność w kilku krajach europejskich, zalecamy skorzystanie z pakietu “Dodatkowe języki”.

Podkreślić przy tym należy, że oferowany przez nas System jest narzędziem zoptymalizowanym do bieżącej pracy. Dodatkowe pakiety jedynie podnoszą jego funkcjonalność na dodatkowych obszarach korzystania z niego. Nie są więc one konieczne do zaimplementowania, aczkolwiek w określonych przypadkach są zalecane.

Na jaki okres czasu zostaje zawarta Umowa?

Umowa zostaje zawarta na okres 12 miesięcy, po upływie którego Umowa jest automatycznie przedłużana na kolejny rok, chyba że zostanie ona wypowiedziana na miesiąc przed upływem 12 miesięcznego okresu jej obowiązywania. 

Takie rozwiązanie posiada te zalety, że jest to umowa okresowa o przewidywalnych dla jej Stron terminach do wykonania określonych praw lub obowiązków. Dodatkowo jest zorientowana na możliwość jej automatycznego przedłużania, tak aby okres ochronny nie ulegał przerwaniu z jednoczesną możliwością jej wypowiedzenia.

Pragniemy również podkreślić, że szczególnie zależy nam na Państwa satysfakcji, zwłaszcza, że przedmiot Umowy dotyczy kwestii zarówno ważkich dla funkcjonowania Państwa podmiotu, jak też stanowiących nowe zagadnienie w polskim prawie, zatem zdecydowaliśmy o zaoferowaniu gwarancji zwrotu pieniędzy w ciągu pierwszych 3 miesięcy w przypadku wypowiedzenia Umowy.

Czy 4integrity oferuje bezpośrednią obsługę klienta? Czy ta usługa stanowi element Umowy?

Tak, ponieważ bardzo zależy nam na satysfakcji naszych klientów, wszystkie procesy w ramach Systemu zostały zaprojektowane, jako przyjazne dla użytkownika i proste w obsłudze, a wszystkie istotne pytania od klientów zebraliśmy w ramach FAQ. 

Oczywiście jesteśmy otwarci na Państwa dalsze pytania i sugestie. Nasz dział obsługi klienta z przyjemnością wtedy będzie służył pomocą.

Czym jest 4integrity?

4integrity stanowi bezpieczny, cyfrowy kanał poufnego zgłaszania naruszeń prawa, dostosowany do potrzeb i wymagań wszelkich podmiotów prywatnych i publicznych, w tym przedsiębiorstw, małych, średnich i dużych firm oraz urzędów administracji publicznej.

System 4integegrity spełnia wszelkie wymagania, jakie Dyrektywa o sygnalistach nakłada na wszelkie podmioty obowiązane do jej implementacji.

System umożliwia zatem poufne lub anonimowe zgłaszanie incydentów przez Internet lub telefon. System jest niezależny od IT podmiotu, w którego strukturze został zaimplementowany. System zapewnia anonimowość i bezpieczeństwo sygnalisty.

Dane sygnalistów są bezpiecznie przechowywane w zabezpieczonych zasobach sieciowych, a dostęp do informacji mają wyłącznie osoby upoważnione do dostępu do systemu. Zatem nikt inny, nawet 4inteegrity, nie będzie miał dostępu do wytworzonych lub przekazywanych materiałów przez Państwa Administratorów Systemu.

Czy przedsiębiorstwo, urząd, organizacja, którą Państwo reprezentują potrzebuje rozwiązania dla sygnalistów?

To zależy. Dyrektywa o sygnalistach, która będzie obowiązywać od końca 2021 r. przewiduje, że od grudnia 2021 roku obowiązek wdrożenia systemu dla sygnalistów będzie spoczywał na wszystkich podmiotach publicznych oraz przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 250 pracowników. 

Niemniej, takiemu obowiązkowi będą podlegały od grudnia  2013 roku wszystkie podmioty zatrudniające powyżej 50 pracowników.

Przepisy unijne postulują docelowo objęcie tym systemem wszystkich podmiotów. Będzie to więc powszechny obowiązek.

Należy przy tym wskazać, że ze względu na zasady stojące za wprowadzeniem obowiązku wdrożenia takiego systemu, promujące transparentność w prowadzeniu działalności i publicznej i gospodarczej, funkcjonowanie takiego systemu w ramach struktury organizacyjnej będzie pożądane i pozytywnie oceniane, zwłaszcza tam, gdzie następuje duży przepływ środków pieniężnych, obrót gospodarczy z zagranicą oraz działalność w zakresie szeroko rozumianego partnerstwa publiczno-prywatnego, a także w zakresie udzielania zamówień publicznych.

Zatem, nawet jeśli ustawodawca nie nałożył jeszcze obowiązku wdrożenia takiego systemu, z całą pewnością jego posiadanie będzie stanowiło pozytywny wyznacznik podmiotu w sferze publicznej i prywatnej.

Czy udostępniona jest wersja demonstracyjna Systemu?

Oczywiście, że tak. Wystarczy, że uzupełnią Państwo formularz kontaktowy, po czym zostanie przesłany link i będą Państwo mogli zapoznać się z Systemem w dogodnym dla siebie czasie.

Jak następuje zgłoszenie naruszenia prawa w ramach Systemu?

Dzięki naszemu Systemowi naruszenie prawa można zgłaszać poufnie i anonimowo. Sygnaliści logują się za pomocą linku na stronie internetowej firmy i przesyłają zgłoszenie.

Mogą przy tym korzystać z przygotowanych pytań (a więc poprzez określenia typowych zdarzeń, które sugeruje System) lub dowolnego tekstu. Dodatkowo mogą przesyłać zdjęcia lub inne pliki. 

Przed złożeniem zgłoszenia sygnaliści decydują, czy chcą podać swoje dane kontaktowe, czy też chcą pozostać anonimowi. 

Sama platforma informatyczna Systemu działa niejako jak zabezpieczony “schowek”, do którego można się dostać z dwóch stron. Sygnalista otrzymuje swój własny kod PIN, za pomocą którego może później zalogować się z powrotem do “schowka”, zawierającego już jego zgłoszenie. Podmioty mają natomiast możliwość obsługi takiego zgłoszenia, a w szczególności zadawania sygnaliście dodatkowych pytań, względnie podejmowania procedury negocjacyjnej wewnątrz własnej struktury, przez co wiele zgłoszeń może zostać rozpatrywanych już na tym etapie.

Jest to zatem rozwiązanie korzystne dla obu stron.

Pamiętać należy, że bezpośredni dostęp do “schowka” może uzyskać wyłącznie sygnalista posiadający PIN, dlatego należy go przechowywać w bezpiecznym miejscu!

Co podlega zgłoszeniu?

Zgłoszeniu mogą podlegać wszelkie “nieprawidłowości”, mające miejsce w ramach funkcjonowania podmiotu publicznego lub przedsiębiorstwa. Zwykle nieprawidłowości te stanowią naruszenie prawa, niemniej mogą też stanowić naruszenie wewnętrznych procedur, kodeksów postępowania, etc.

Oferowany przez nas system zapewnia wszelkie standardy wyznaczone przez Dyrektywę o sygnalistach, a więc poufność, anonimowość, pełną informatyzację obsługi zgłoszeń, bezpieczne gromadzenie i przetwarzanie danych. Dodatkowo System jest przyjazny dla użytkowników i działa wyjątkowo intuicyjnie. Zapewniamy też w pełnym zakresie jego obsługę oraz szkolenia z jego obsługi.

Czym jest “whistleblowing”?

Termin “whistleblowing” jest używany w odniesieniu do “informowania o nieprawidłowościach”, w węższym znaczeniu oznacza skargę na niewłaściwe postępowanie, które miało miejsce w podmiocie publicznym lub przedsiębiorstwie, mającą na celu zapobieżenie wystąpienia szkody dla takiego podmiotu poprzez podjęcie wewnętrznych procedur, dzięki którym nieprawidłowości zostaną usunięte, względnie poprzez podjęcie procedur zewnętrznych, a więc procedur właściwych dla szeroko rozumianego nadzoru publicznego (organy skarbowe, prokuratura, wyspecjalizowane organy nadzoru, jak Państwowa Inspekcja Pracy, etc.).

Whistleblowing zakłada poufność i anonimowość zgłoszeń, zatem aby uniknąć ewentualnych negatywnych konsekwencji dla sygnalisty, należy zastosować system informatyczny zapewniający mu bezpieczeństwo.

Same “nieprawidłowości” to szeroko rozumiane naruszenia norm prawa w szczególności w stosunkach gospodarczych, finansowych, czy też prawa pracy.

W wyżej wskazanej definicji znajduje się odniesienie do kwestii zapobieżenia wystąpienia szkody dla podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości. Jest to bardzo istotna cecha whistleblowingu. Dyrektywa o sygnalistach posługuje się wprawdzie odwołaniem do ochrony interesu publicznego, niemniej oczywiste jest, że whistleblowing może stanowić bardzo przydatne narzędzie z punktu widzenia zarządzania ryzykiem przez osoby kierujące podmiotem publicznym lub przedsiębiorstwem, bowiem nie zawsze posiadają one odpowiednią wiedzę na temat negatywnych zjawisk w funkcjonowaniu kierowanych przez nich struktur.

Nie bójmy się więc whistleblowingu, a starajmy się go wykorzystać dla osiągnięcia lepszego zarządzania podmiotem publicznym lub przedsiębiorstwem. Nasz System został zoptymalizowany właśnie pod tym kątem i może stanowić w istocie prostą i tanią alternatywę dla narzędzi zarządczych, często nie potrafiących sobie poradzić z negatywnymi zjawiskami zachodzącymi w ramach podmiotów.

Kto powinien zostać Administratorem Systemu?

Ze względu na specyfikę whistleblowingu, wielu klientów deleguje rolę Administratora Systemu również w całości lub dodatkowo na swojego prawnika, przedstawiciela pracowników lub doradcę, co gwarantuje, że sprawy z tego zakresu są na bieżąco przyjmowane i przetwarzane.

Istnieje również możliwość delegowania obowiązków Administratora Systemu na podmiot zewnętrzny, tak aby nie zachodziła konieczność zatrudniania dodatkowych osób, względnie aby nie obciążać dodatkowymi zadaniami osób już zatrudnionych, a które często zajmują się ściśle wyspecjalizowanymi dziedzinami działalności podmiotu publicznego lub przedsiębiorstwa.

Oferujemy tego typu usługi, jako usługi dodatkowe. Dodatkowymi korzyściami skorzystania z naszych usług w tym zakresie są brak konieczności prowadzenia dodatkowych szkoleń dla pracowników oraz pozostawanie na bieżąco z nowymi regulacjami i procedurami postępowania. Nie bez znaczenia pozostaną też zapewne posiadane przez naszych współpracowników znajomości wszelkich procedur prawnych oraz zdolności negocjacyjnych, które pozwalają rozstrzygać w przedmiocie zgłoszeń bez konieczności angażowania podmiotów zewnętrznych, w szczególności organów nadzoru państwowego lub organów skarbowych.

W jaki sposób zdecydować, kto ma zostać Administratorem Systemu?

O tym decydują wyłącznie Państwo podczas wdrażania Systemu.

Jaka liczba Administratorów Systemu będzie potrzebna do jego obsługi?

W cenie abonamentu dostępnych jest 2 Administratorów Systemu w przypadku sektora publicznego i firm zatrudniających poniżej 249 pracowników. W przypadku firm zatrudniających między 250 a 1000 pracowników dostępnych jest 3 administratorów. Natomiast od 5 do 10 Administratorów Systemu jest dostępnych w przypadku podmiotów większych niż 1000 pracowników.

Istnieje możliwość zwiększenia liczby dostępnych Administratorów Systemu, przy czym koszt obsługi Systemu przez każdego dodatkowy Administratora wynosi 100 zł netto miesięcznie.

Natomiast, jaka liczba Administratorów będzie adekwatna dla Państwa potrzeb będzie to zależało od wielu czynników, w tym istniejącej struktury organizacyjnej lub potencjalnej liczby zgłoszeń. Pamiętać przy tym należy, że jak wskazano wyżej, mogą Państwo w każdej chwili skorzystać z dodatkowego pakietu usług w tym zakresie.

Jaka liczba Administratorów jest dostępna w ramach podstawowego pakietu usług?

W ramach podstawowego  pakietu usług, dostępni są 2 administratorzy Systemu, przy czym mogą Państwo skorzystać z dodatkowego pakietu usług w zakresie docelowej większej liczby Administratorów Systemu.

Czy mój prawnik lub doradca uzyska dostęp do systemu?

Oczywiście, jest taka możliwość. Jeżeli wdrożysz nasz System za pośrednictwem swojego prawnika lub doradcy, zostanie on automatycznie wprowadzony jako Administrator Systemu w ustawieniach domyślnych. 

Możesz jednak zmienić to ustawienie w trakcie konfiguracji Systemu, a także zdefiniować dodatkowych Administratorów Systemu. Jeśli zarezerwowałeś System bezpośrednio na naszej stronie internetowej, możesz po prostu powiadomić nas o swoim prawniku lub doradcy, a my zapewnimy, że  zostanie on bezpośrednio zintegrowany z Twoim nowym rozwiązaniem dla sygnalistów.

Czy jako prawnik lub doradca mam dostęp do systemu mojego klienta?

Oczywiście, jest taka możliwość. Dokonując wdrożenia Systemu za pośrednictwem swojej firmy prawniczej lub doradczej, zostajesz automatycznie zarejestrowany jako Administrator Systemu z ustawieniami domyślnymi. 

Będziesz zatem informowany o nowych przychodzących sprawach i będziesz mógł kontrolować ich przetwarzanie oraz zarządzać nimi za pośrednictwem Systemu.

Należy jednak pamiętać, że decyzję o uzyskaniu przez Ciebie uprawnień Administratora Systemu musi wstępnie podjąć kierujący, względnie zarządzający  podmiotem publicznym lub przedsiębiorstwem.

Co to jest rozwiązanie “whitelabel”?

Rozwiązanie to umożliwia dodanie własnej marki do Systemu. System oferuje rozwiązanie typu whitelabel dla partnerów handlowych. Zapraszamy do kontaktu z przyjemnością przedstawimy Państwu stosowne możliwości.

Czy system zarządzania sprawami jest zintegrowany z 4integrity?

Oczywiście, istnieje prosty, przyjazny dla użytkownika system zarządzania sprawami oraz i ich przetwarzania.

Czy dane udostępniane i przetwarzane w Systemie są bezpieczne?

Oczywiście, że tak! Państwa dane są u nas bezpieczne! 

Najwyższy poziom bezpieczeństwa Państwa danych jest dla nas czymś oczywistym i stanowi niezbędny warunek prawidłowych i rzetelnych rozwiązań w zakresie sygnalizowania nieprawidłowości. 

System zgodny jest z RODO i podlega certyfikacji europejskich norm TÜV i DIN ISO 27001. System korzysta również ze wsparcia oferowanego przez Deutsche Telekom. 

Wszystkie elementy zabezpieczeń Systemu powodują, że informacje o przypadkach mogą być przeglądane i przetwarzane wyłącznie przez upoważniony personel podmiotu publicznego lub przedsiębiorstwa korzystającego z Systemu.

Sygnaliści korzystają z indywidualnego kodu PIN, tak aby bezpiecznie przeglądać dane dotyczące zarówno o ich zgłoszeniach, jak też odpowiedzi podmiotu publicznego lub przedsiębiorstwa, które otrzymało zgłoszenie. Poza tym nikt nie ma dostępu do informacji.

Zatem, polskie podmioty mogą czuć się w pełni bezpieczne, bowiem nie istnieje możliwość transferu danych na obszary spoza naszego, europejskiego systemu zarządzania nimi. Dodatkowo, objęcie Systemu w ramach ogólnoeuropejskich rozwiązań gwarantuje bezproblemową współpracę dla tych podmiotów, które z takiej współpracy korzystają, zarówno w zakresie współpracy instytucjonalnej, jak też stricte gospodarczej.

Kto może zobaczyć moje zgłoszenie?

Wszelkie zgłoszenia, raporty lub inne informacje zamieszczone w Systemie są widoczne tylko dla sygnalisty oraz osoby posiadającej uprawnienia systemowe, a więc Administratora Systemu.

Nawet my, jako operator Systemu, nie mamy dostępu do tych informacji.

Gwarantujemy więc pełną poufność i anonimowość działania Systemu.

Jak szybko System jest wdrażany?

Oferowany przez nas System jest rozwiązaniem kompletnym, gotowym do korzystania z niego natychmiast po jego zakupieniu. 

Natychmiast po jego zakupieniu, otrzymają Państwo specjalny link, za pomocą którego należy dokonać aktywacji Systemu.

Państwa pracownicy mogą z Systemu korzystać intuicyjnie, niemniej aby jak najszybciej poznać pełną funkcjonalność programu oferujemy i zachęcamy do  korzystania z pomocy naszych współpracowników w jego wdrożeniu.

Za pomocą tego samego linka Administratorzy Systemu mogą uzyskać dostęp do przetwarzania spraw, niemniej oferujemy również i zachęcamy do skorzystania z usługi administrowania Systemem bez potrzeby angażowania z Państwa do tej czynności dodatkowych wyszkolonych pracowników.

Oferujemy również szkolenia dla Państwa pracowników, mających obsługiwać System.

Czy konieczne jest zainstalowanie specjalnego oprogramowania?

Nie, nie muszą Państwo instalować żadnego dodatkowego oprogramowania, aby korzystać z oferowanego przez nas Systemu. Stanowi on bowiem od strony użytkownika proste rozwiązanie informatyczne typu plug-and-play, dostępne z dowolnej przeglądarki i nie wymagające odrębnego instalowania.

Co się stanie, gdy sygnalista dokona zgłoszenia nieprawidłowości?

Zgłoszenie sygnalisty automatycznie uruchamia procedurę jego rozpatrzenia.

Najpóźniej w ciągu tygodnia sygnalista powinien otrzymać potwierdzenie zgłoszenia, przy czym może zostać poproszony o dalsze przybliżenie okoliczności sprawy. 

Najpóźniej po 3 miesiącach od daty dokonania zgłoszenia Administrator Systemu musi poinformować sygnalistę, za pośrednictwem Systemu, o tym, w jaki sposób rozpatrzono zgłoszenie.

Czy oferowane są jakieś szkolenia z obsługi i administrowania Systemu? Czy są one wliczone w cenę usługi?

Oczywiście, że tak. 

Przede wszystkim, podstawowe dokumenty szkoleniowe są już wliczone w cenę Systemu. Sam System jest bardzo zorientowany na odbiorcę, jest prosty w obsłudze, bardzo intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. 

Jednak od czasu do czasu mogą pojawić się pytania. Wraz z Systemem otrzymają Państwo dostęp do pulpitu nawigacyjnego, do systemu zarządzania sprawami oraz webinarium, na którym wszystkie możliwe zastosowania zostaną ponownie przedstawione w prosty i zrozumiały sposób. 

Mogą Państwo wypróbować wszystkie te elementy w środowisku testowym.

Zdajemy sobie sprawę, że, mogą być Państwo zainteresowani  dodatkowymi usługami szkoleniowymi zarówno w zakresie działania samego Systemu, jak też w zakresie obowiązujących norm prawnych w odniesieniu do dokonywania zgłoszeń. Takie usługi również oferujemy.

Czy oferowane są jakieś materiały szkoleniowe dla pracowników?

Stworzyliśmy poradnik dla Państwa pracowników, wyjaśniający, jak korzystać z Systemu i przybliżający zagadnienie whistlebowingu oraz odpowiadający na wszystkie istotne w tym zakresie zagadnienia.

Zdajemy sobie również sprawę, że mogą być Państwo zainteresowani dodatkowymi usługami szkoleniowymi zarówno w zakresie działania samego Systemu, jak też w zakresie obowiązujących norm prawnych w odniesieniu do dokonywania zgłoszeń. Takie usługi również oferujemy.

Czy są dostępne standardowe dokumenty do komunikacji korporacyjnej?

Tak, oczywiście. W tym celu przygotowaliśmy różne wzorce w ramach usługi premium, w zależności od kręgu osób uprawnionych do udzielania informacji, rodzajem prośby o udzielenie informacji oraz regułami postępowania obowiązującymi w strukturze podmiotu publicznego lub przedsiębiorstwa. 

Jeżeli będą poszukiwali Państwo indywidualnego rozwiązania dla swojego podmiotu, prosimy o kontakt.