Implementacja do polskiego porządku prawnego regulacji zamieszczonych w dyrektywie o sygnalistach1 skutkuje również określeniem przez ustawodawcę podmiotu, który zostanie zdefiniowany, jako „sygnalista”. Definicja ta jest bardzo istotna w systemie ochrony sygnalistów, bowiem wbrew potocznemu i zapewne oczekiwanemu znaczeniu nie każdy, kto posiadł wiedzę na temat „nieprawidłowości”, będzie posiadał status „sygnalisty”.
Kryteria rozumienia pojęcia „sygnalista” w rozumieniu nadanym przez Dyrektywę.
Dyrektywa o sygnalistach w tym zakresie wydaje się być bardzo racjonalna, posługując się dwoma zasadniczymi kryteriami definiującymi „sygnalistę” oraz kierując zainteresowanie systemu do zgłaszania nieprawidłowościami w firmach wyłącznie w kierunku osób, które rzeczywiście mogą posiadać stosowne informacje (kryterium podmiotowe) oraz wykonujące określone czynności (kryterium funkcjonalne).
Kryterium podmiotowe. Kto może zostać sygnalistą?
Kryterium podmiotowym posłużył się prawodawca w przepisach art. 4 Dyrektywy o sygnalistach, wskazując, że sygnalistą może być osoba „pracująca” w sektorze prywatnym lub publicznym (podmioty sektora prywatnego lub publicznego zbiorczo są w treści Dyrektywy określane mianem „organizacji”).
Co możemy rozumieć przez zastosowanie takiego dość trudnego do jednoznacznego rozumienia pojęcia? W dalszej treści tych regulacji przyjęto bardzo szeroką wykładnię pojęcia „osoby pracującej”, przy czym katalog ten i tak nie jest zamknięty, o czym przesądza użyte przez prawodawcę sformułowanie „co najmniej”.
Sygnalista to przede wszystkim osoba zatrudniona na zasadach umowy o pracę? Czy tylko?
Zatem, poza osobami związanymi umową o pracę, sygnalistą może zostać również osoba prowadząca działalność gospodarczą i jednocześnie wykonująca zlecone lub powierzone czynności na rzecz organizacji, czy urzędnik służby cywilnej.
Czy osoby współpracujące w całym łańcuszku podwykonawców, osób współpracujących, etc. mogą zostać sygnalistami?
Dyrektywa przy określeniu kryterium podmiotowego, jakiemu powinien podlegać „sygnalista” idzie jeszcze dalej, wskazując, że może nim być osoba z całego łańcuszka procesów gospodarczych, nadzorująca lub kierująca pracami innych osób na rzecz danej organizacji, a także osoba takiemu nadzorowi lub kierownictwu podlegająca, jak np. wykonawca, podwykonawca czy dostawca.
Byli pracownicy oraz pracownicy pozostający w procesie rekrutacji też mogą zostać sygnalistami.
Co więcej, status „osoby pracującej” w zakresie możliwości zostania sygnalistą rozciąga się na byłych pracowników lub pracowników pozostających w procesie rekrutacji. Istotne jest przy tym, że tak określone ramy czasowe pozostają bez znaczenia dla sytuacji innych podmiotów kwalifikowanych jako „osoby pracujące”, zatem jakkolwiek sygnalistą może zostać były pracownik, to zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów Dyrektywy, byłemu dostawcy już taki status nie będzie przysługiwał, tak samo nie będzie mogła zostać sygnalistą osoba pozostająca w procesie rekrutacyjnym, jako ta, która będzie wykonywała swoje obowiązki w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a nie stosunku pracy.
Kryterium funkcjonalne w definicji sygnalisty. Jak blisko przedsiębiorstwa lub instytucji publicznej musi być dana osoba, aby zostać sygnalistą?
Drugim kryterium definiującym osobę „sygnalisty” jest kryterium funkcjonalne. Dyrektywa o sygnalistach wskazuje, że sygnalistą może być tylko ta osoba, która dokonuje zgłoszenia w zakresie wykrytych lub uprawdopodobnionych naruszeń w „organizacji”, w której osoba zgłaszająca pracuje (pracowała) lub utrzymuje inny gospodarczo znaczący kontakt. Innymi słowy, dla przykładu pracownik danej organizacji będzie mógł sygnalizować wyłącznie nieprawidłowości, jakie zaobserwował w organizacji, w której jest lub był zatrudniony. Tak określone kryterium jest bardzo ważne i nie należy o nim zapominać, bowiem stanowi ono wyraz przekonania prawodawcy, że tylko osoba pozostająca odpowiednio blisko procesów wymagających zgłoszenia zasługuje na ochronę, tak aby już z gruntu wykluczyć zgłoszenia o charakterze czystych spekulacji lub domniemań.
Czy katalog podmiotowy osób mogących zostać sygnalistami jest zamknięty? Zapewne nie.
W praktyce należy jednak poczynić istotne uwagi. Dyrektywa o sygnalistach jako narzędzie do zarządzania ryzykiem wewnętrznym (co zostało przedstawione szerzej w odrębnym artykule), będzie stosowana zapewne z uwzględnieniem tendencji do szerokiego przyjmowania pojęcia „sygnalisty”. Ta tendencja będzie zapewne zresztą wzmacniana przez wskazane już wyżej sformułowanie „co najmniej”, użyte przez prawodawcę, jako to, które definicję „sygnalisty” będzie nakazywało rozciągać na cały łańcuch podmiotów faktycznie związanych wykonywaniem jakichkolwiek czynności zarobkowych na rzecz danej organizacji.
Jak ważne w praktyce dla przedsiębiorcy lub instytucji publicznej będzie uznanie danej osoby za sygnalistę? Bardzo, ponieważ osoby nie spełniające odpowiednich kryteriów, nie będą mogły korzystać z ochrony.
Z powyższego, pobieżnego w gruncie rzeczy zestawienia, wynika, że w procesie stosowania w praktyce systemu zgłaszania nieprawidłowości bardzo istotny będzie element, czy osobie dokonującej zgłoszenia można przypisać cechę „sygnalisty”, bowiem tylko w takim przypadku jej zgłoszenie będzie mogło zostać uwzględnione, jako poprawne. Ten element zapewne będzie kluczowy z punktu widzenia pracodawców lub osób kierujących organizacjami publicznymi lub prywatnymi.
4integrity jako podmiot dostarczający przedsiębiorcom i instytucjom publicznym gotowych i sprawdzonych rozwiązań z zakresu ochrony sygnalistów.
4integrity, jako wyspecjalizowany podmiot w zakresie obsługi systemu dla sygnalistów, jest przygotowane na rozstrzyganie w praktyce tego typu wątpliwości, tak aby system dla sygnalistów możliwie jak najpełniej nie zakłócał wewnętrznych procesów w funkcjonowaniu organizacji.
Będziemy informowali Państwa o wielu teoretycznych i praktycznych aspektach zagadnienia ochrony sygnalistów, bowiem zdajemy sobie sprawę z obaw, jakie niesie za sobą wdrożenie nowych przepisów.
1 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii