System obsługi zgłoszeń sygnalistów stanowi kluczowy element zagadnienia sygnalizowania (z ang. whistleblowing) w rozumieniu przepisów unijnej Dyrektywy o ochronie sygnalistów. W nowej Dyrektywie o sygnalistach wiele uwagi poświęca się obowiązkowi wdrożenia przez samorządy, podmioty publiczne i przedsiębiorców odpowiedniego systemu dokonywania zgłoszeń przez sygnalistów.
Dyrektywa o ochronie sygnalistów koncentruje się przede wszystkim na kwestiach stworzenia zbioru uregulowań, które niejako w sposób kodeksowy mają stanowić o ostatecznym kształcie przyjętych przez poszczególne państwa rozwiązań prawnych w zakresie sygnalistów i w tym znaczeniu stanowi ona pewien normatywny wzorzec, od którego odstępstwa będą możliwe jedynie w kierunku zwiększonej ochrony sygnalistów przez prawo krajowe.
W tym ujęciu, Dyrektywa o sygnalistach posługuje się dwoma filarami, które będą musiały zostać wdrożone. Państwa członkowskie będą musiały ustanowić w drodze ustaw odpowiednie regulacje o ochronie sygnalisty, natomiast podmioty publiczne i przedsiębiorcy zostaną obowiązani do wdrożenia instrumentów odpowiednich do praktycznej realizacji praw sygnalistów do dokonywania zgłoszeń.
System zgłaszania nieprawidłowości
Zagadnienie to jest szeroko omawiane i nie można spotkać w tym zakresie różne opinie. Obecnie w praktyce funkcjonują różnego typu narzędzia, za pomocą których potencjalni sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń. Począwszy od specjalnie do tego przeznaczonej skrzynki, przez podanie wyodrębnionego adresu mailowego, na który należy stosowne sygnały zgłaszać, aż do umocowania pracownika, który zostaje delegowany do przyjmowania takich zgłoszeń i przyjmuje sygnalistów w wyodrębnionym pomieszczeniu biurowym.
Jednak europejski prawodawca zdecydował się na próbę zunifikowania standardów, jakim taki system powinien odpowiadać i wskazuje szereg cech, którym powinien spełniać. Wypływa stąd kilka wniosków praktycznych, które mają przełożenie na obowiązki pracodawców w zakresie ochrony sygnalistów.
Obowiązki pracodawcy
Zapewne stosowane dotychczas formy dokonywania zgłoszeń staną się już nieaktualne. Będą one musiały zostać podniesione do standardów wynikających z przepisów Dyrektywy o ochronie sygnalistów. Tytułem przykładu można wskazać, że powinny zniknąć wszelkie skrzynki, do których sygnaliści obecnie mogą „wrzucać” swoje zgłoszenia, jak również nie będzie odpowiednie przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów na wskazany adres mailowy, a to z uwagi chociażby na prawo sygnalisty do zachowania anonimowości oraz prawo do otrzymania odpowiedzi na przekazany sygnał w odpowiednim terminie.
Obowiązkiem pracodawcy będzie zatem z jednej strony zapewnienie możliwości anonimowego dokonania zgłoszenia, ale z drugiej strony obowiązany będzie do takiego udzielenia odpowiedzi, aby sygnalista mógł się zapoznać z udzieloną odpowiedzią i to w taki sposób, że żadna inna osoba nie będzie miała prawa o tym wiedzieć.
Kolejny wniosek, jaki się nasuwa i to zarówno z treści przepisów Dyrektywy, jak też z postulatów zunifikowania systemów zgłoszeniowych oraz zapewnienia możliwości anonimowego zgłoszenia, odnosi się do informatyzacji całego procesu zgłoszeniowego.
Decydująca tu będzie też prostota stosowania takiego narzędzia, przy czym dodatkowo będzie zazwyczaj możliwe jego instalowanie na różnego typu nośnikach, co jedynie zwiększy praktyczny wymiar zgłaszania nieprawidłowości, jak też rozpatrywania takich zgłoszeń.
Czy system obsługi zgłoszeń sygnalistów to tylko program IT?
W naszym ujęciu system ten obejmuje zarówno samo oprogramowanie, służące do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, jak też zapewnienie mu odpowiedniej obsługi przez przeszkolonych pracowników lub podmioty zewnętrzne.
Posłużyliśmy się przy próbie definicji pojęciem „oprogramowanie”, ponieważ, jak wskazałem wyżej, jest to podstawowy postulat stworzenia skutecznego narzędzia dla sygnalistów, spełniający surowe kryteria Dyrektywy o ochronie sygnalistów. W dobie powszechnej informatyzacji, cyfryzacji usług ta kwestia nie powinna już raczej budzić wątpliwości.
Niemniej, oprogramowanie to nie wszystko, a właściwie jedynie początek tworzenia skutecznego i przyjaznego użytkownikom systemu dla sygnalistów.
Bardzo istotną kwestią będzie jego wdrożenie, jak zresztą każdego narzędzia informatycznego, z czym zapewne wszyscy już się zetknęliśmy. System powinien działać właściwie natychmiast, a od strony obowiązku prawnego, najpóźniej, przynajmniej w treści samej nowej Dyrektywy, od dnia 17 grudnia 2021 r. Wszelkie niedociągnięcia niestety będą obciążały organizację, bowiem sygnalista już od tej daty będzie musiał posiadać możliwość realizacji swoich praw, a praktyka podpowiada, że w wielu przypadkach tak właśnie będzie.
Zapewne już wiele instytucji, wielu przedsiębiorców zastanawia się, jaki będzie najlepszy sposób przyjmowania i rozpoznawania zgłoszeń sygnalistów? Oczywiście, nie m tu złotego środka, wszystko będzie zależało od przyjętych założeń i preferencji oraz zdolności organizacyjnych organizacji. Można założyć, że będziemy przemieszczali się w tej kwestii pomiędzy dwoma modelami. W jednym z nich zadania te można przekazać już istniejącym wewnątrz organizacji strukturom, takim jak dział HR lub dział prawny, bądź już zatrudnionym pracownikom, np. zatrudnionym w tych działach lub stojących ponad tymi strukturami kierownikom. W drugim natomiast modelu, zadania te będzie można zlecić szeroko rozumianym strukturom zewnętrznym.
Ochrona sygnalistów – praktyka
Można założyć, że na rynku powstanie szereg wyspecjalizowanych w tym przedmiocie podmiotów, można również przyjąć, że takie usługi pojawią się ze strony kancelarii prawnych, biur księgowych lub innych podmiotów zaangażowanych już w obsługę administracyjną, prawną lub księgową podmiotów.
Rzecz bowiem w tym, że obsługa zgłoszeń sygnalistów od strony prawnej nie będzie należała do zadań łatwych. Musimy pamiętać, że w przypadku, gdy przedmiotem zgłoszeń sygnalistów będą sprawy naprawdę ważkie ze względu na naruszenie czyichś istotnych interesów (np. mobbing, molestowanie) lub będą one dotyczyły interesów żywotnych dla organizacji (np. naruszenie tajemnicy handlowej, naruszenie konkurencji, korupcja), jak też będą się odnosiły do zgłoszeń, które będą zagrożone postępowaniem zewnętrznym, a więc w ramach procedury karnej lub postępowania przed szeregiem podmiotów regulujących rynek, po stronie sygnalisty może wystąpić profesjonalny pełnomocnik, radca prawy lub adwokat, więc sprawa może łatwo przybrać obrót bardzo niekorzystny dla organizacji. W tej sytuacji, osoba nieposiadająca odpowiednich kompetencji może łatwo popełnić błąd, który może spowodować niepowetowane straty materialne lub wizerunkowe organizacji. Pamiętać też należy, że sama Dyrektywa o sygnalistach wskazuje katalog sankcji prawnych, których zastosowanie może być dla organizacji bardzo dotkliwe.
Dlatego też, każdy podmiot, który będzie obowiązany do wdrożenia dyrektywy, obok wyboru odpowiedniego narzędzia dla sygnalistów, będzie musiał z uwagą rozważyć, jaka organizacja przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń będzie dla niego adekwatna.
Niezbędne kompetencje do obsługi zgłoszeń od sygnalistów
Kolejnym zagadnieniem z zakresu pojęcia „Systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów” jest kwestia zapewnienia odpowiednich kwalifikacji pracownikom danej organizacji. Odnosi się ona nie tylko do zagadnienia zapewnienia odpowiednich kwalifikacji u osób, które będą zgłoszenia przyjmowały i rozpatrywały, bo jak już wcześniej była o tym mowa, czynności te będzie można również zlecić podmiotom zewnętrznym, które przejmą na siebie obowiązki w tym zakresie, ale też odnosi się do obowiązku szkolenia dla wszystkich pracowników organizacji oraz jej kadry kierowniczej.
Szkolenia takie będą musiały zostać przeprowadzone zaraz po wdrożeniu w organizacji systemu dla sygnalistów, bowiem zgodnie z zasadami ogólnymi prawa pracy, pracownicy muszą zostać przeszkoleni w tym zakresie. Niewątpliwie jednak słuszny jest również postulat, aby pracownicy byli na bieżąco szkoleni przynajmniej w pierwszych latach od daty wdrożenia Dyrektywy o sygnalistach, bowiem na pracodawcy będą ciążyły z tego tytułu rozmaite obowiązki.
Należy również podkreślić, że system dla sygnalistów będzie musiał zostać dopełniony ustanowieniem oraz zaznajomieniem ogółu pracowników z Regulaminem, w którym zamieszczone zostaną wszelkie kwestie dotyczące funkcjonowania takiego systemu w ramach danej organizacji. Zgodnie z przepisami prawa pracy pracownicy powinni zostać z takim Regulaminem zostać zapoznani w sposób przyjęty w danej organizacji.
Podobnie, jak w odniesieniu do pozostałych omówionych wyżej elementów systemu dla sygnalistów, rozważenia będzie wymagała kwestia czy sporządzenie tego typu regulaminu nie powierzyć podmiotowi zewnętrznemu, który zająć mógłby się ponadto obsługą samego systemu. Należy to pozostawić uznaniu kierującemu organizacją.
Autor:
Radca prawny Marcin Kulig